CÁC BƯỚC LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU

Hướng dẫn thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa

Bạn muốn biết thủ tục hải quan xuất khẩu gồm những bước nào, để chuẩn bị cho lô hàng xuất sắp tới của mình?

Về cơ bản, làm thủ tục thông quan cho hàng xuất hay hàng nhập cũng gần tương tự nhau. Với hàng xuất thông thường thì ít nhiều cũng được ưu tiên hơn.

Vậy thì bạn cần biết những thông tin chính như sau:

Các bước cần thực hiện, cùng hồ sơ giấy tờ trong từng bước

Những quy định hiện hành có liên quan đến mặt hàng hàng bạn đang muốn xuất khẩu

Một số điểm cần lưu ý thêm

Tôi sẽ đi chi tiết từng mục để bạn dễ theo dõi nhé. Ở đây tôi chỉ giới thiệu quy trình chung đối với xuất khẩu hàng kinh doanh, là loại hình phổ biến nhất. Những loại hình khác như xuất sản phẩm gia công, tái xuất, xuất vào khu phi thuế quan… phức tạp và ít phổ biến hơn, nên tôi không đề cập trong bài viết này.

Các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Bước 1: Kiểm tra chính sách mặt hàng, chính sách thuế

Bước này cần thực hiện sớm, có thể trước cả khi đàm phán ký hợp đồng xuất khẩu. Bạn là công ty bán hàng, thì chắc chắn cần kiểm tra về chính sách của Nhà nước hiện có đang khuyến khích, hạn chế, hay cấm xuất khẩu mặt hàng này không. Nếu bị cấm thì khỏi nói, chắc hẳn bạn không muốn liên quan đến xuất khẩu hàng cấm (phạm pháp), phải không?

Còn trường hợp bị hạn chế, phải xuất theo hạn ngạch, hay giấy phép, thì cần nghiên cứu làm thủ tục này trước khi tiến hành ký hợp đồng xuất khẩu. Đương nhiên, không có giấy phép hay xin được hạn ngạch, thì chẳng thể nào làm thủ tục hải quan xuất khẩu được rồi.

Ngoài ra, là chủ hàng xuất, bạn cũng cần tìm hiểu xem mặt hàng đó có chịu thuế xuất khẩu hay không. Theo chính sách khuyến khích xuất khẩu, số lượng mặt hàng phải chịu thuế ít hơn nhiều so với hàng nhập khẩu. Tuy nhiên, vẫn có những mặt hàng bị áp thuế xuất khẩu, chẳng hạn như khoáng sản (than, đá, quặng, kim loại quý...), lâm sản (gỗ, sản phẩm gỗ)…

Bạn có thể tra cứu trong Danh mục các mặt hàng chịu thuế xuất khẩu trong Biểu thuế suất xuất nhập khẩu hoặc tra cứu online trên website của Tổng cục hải quan.

Một khi đã nắm được các chính sách liên quan như tôi vừa nêu trên, bạn xúc tiến đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương với đối tác nước ngoài. Đây là nội dung riêng, nên tôi không đi chi tiết ở đây. Và sau khi hợp đồng đã ký kết, thì chuyển sang bước thủ tục tiếp theo...

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ

Với những loại hàng thông thường không yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, thì chứng từ cần thiết cũng khá đơn giản. Đa số chứng từ bạn cũng cần gửi cho người mua hàng nước ngoài.

Để lên tờ khai hải quan ở bước 3, bạn cần chuẩn bị những chứng từ như:

Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract),
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice),
Phiếu đóng gói (Packing List),
Thỏa thuận lưu khoang (Booking Note): để lấy thông tin tên tàu, số chuyến, cảng xuất,
Phơi phiếu hạ hàng, xác nhận container đã hạ bãi cảng: để lấy số container, số seal (chì) niêm phong.

Với những loại hàng đặc thù, phải yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, công ty xuất khẩu phải chuẩn bị những giấy tờ riêng theo quy định hiện hành. Chẳng hạn như gỗ hay sản phẩm của gỗ, bạn phải chuẩn bị thêm hồ sơ lâm sản có dấu xác nhận của kiểm lâm, hay hàng thủy sản phải kiểm dịch động vật.

Trường hợp công ty bạn làm qua đơn vị dịch vụ làm thủ tục thông quan, họ sẽ hướng dẫn cách chuẩn bị chứng từ để làm thủ tục hải quan xuất khẩu. Nhân đây, nếu bạn đang muốn tìm công ty dịch vụ, thì có thể gửi yêu cầu báo giá trong link dưới đây, tôi sẽ hân hạnh được tiếp nhận phục vụ hết mình.

Thủ tục hải quan & vận chuyển

Bước 3: Khai tờ khai hải quan

Căn cứ theo số liệu trong bộ chứng từ nêu trên, bạn vào phần mềm hải quan điện tử để nhập dữ liệu, lên tờ khai hải quan.

Với doanh nghiệp mới xuất nhập khẩu lần đầu, thì phải làm một số bước phụ nữa như sau:

Mua chữ ký số, từ các công ty uy tín như Viettel, VNPT, BKAV, Thái Sơn... Bạn có thể dùng chung chữ ký số đang dùng để khai thuế, bảo hiểm XH, hoặc mua riêng 1 chữ ký số (token) để khai hải quan cho thuận tiện;

Đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục hải quan (hệ thống VNACCS). Bạn nên nhờ luôn đơn vị bán chữ ký số đăng ký giúp. Họ chuyên làm nên thao tác sẽ nhanh chóng. Còn nếu không thì nhờ đơn vị dịch vụ hải quan đăng ký. Không nữa, thì bạn phải nghiên cứu và tự làm cho tiết kiệm chi phí;

Tải và cài đặt phần mềm khai hải quan điện tử. Công ty tôi và nhiều đơn vị khác dùng phần mềm Thái Sơn. Bạn có thể tải và dùng miễn phí 20 tờ khai đầu tiên. Sau đó có thể dùng bản trả phí.

Sau khi cài đặt và chạy thử phần mềm thông suốt, việc cần làm là khai báo thông tin lô hàng vào phần mềm. Nếu chưa quen, bạn có thể đọc hướng dẫn cách thức và các bước khai báo Tại đây.

Sau khi truyền tờ khai hải quan xong, bạn in tờ khai và làm thủ tục tiếp tại chi cục hải quan.

Song song với bước này, bạn có thể làm thủ tục lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành theo yêu cầu của cơ quan hữu quan, như kiểm dịch thực vật, động vật...

Bước 4: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại chi cục hải quan

Tùy theo tờ khai phân vào luồng gì, mà thủ tục có sự khác nhau ít nhiều:

Tờ khai luồng xanh

Trường hợp nhẹ nhàng nhất, đã được thông quan luôn trên phần mềm. Bạn chỉ cần đến hải quan giám sát nộp chứng từ gồm:

Phơi hạ hàng
Tờ mã vạch (in từ website tổng cục hải quan)
Phí hạ tầng (chỉ áp dụng ở cảng Hải Phòng).
Hải quan sẽ ký nháy và có nơi còn đóng dấu nội bộ ra mặt sau tờ khai, lúc này bạn có thể đem nộp cho hãng tàu như ở Bước 5.

Tờ khai luồng vàng

Chi cục hải quan
Bạn chuẩn bị bộ hồ sơ giấy theo hướng dẫn trong Thông tư 38 (sửa đổi trong TT 39), và đem tới chi cục hải quan để cán bộ hải quan xem.

Gần đây, 1 số chi cục hải quan có thay đổi theo hướng tạo thuận lợi cho doanh nghiệp. Các chứng từ trước đây phải nộp bản chụp (sao y), thì giờ có thể đính kèm file scan vào phần mềm khi truyền tờ khai, mà không cần nộp bản giấy nữa. Tất nhiên trừ những giấy tờ quan trọng (giấy phép…) bắt buộc phải xem bản gốc thì bạn vẫn cần nộp thêm.

Vì việc triển khai này chưa đồng bộ trên toàn quốc, nên liệu chỗ bạn có phải nộp hồ sơ giấy hay truyền file scan hay không thì tôi không dám chắc. Bạn nên liên hệ với chi cục hải quan dự định mở tờ khai để hỏi trước và làm theo hướng dẫn của họ.

Tờ khai luồng đỏ

Khi phân vào luồng này, hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi kiểm tra bộ chứng từ thấy hợp lệ (như luồng vàng nêu trên).

Kiểm hóa có thể thực hiện bằng máy soi chuyên dụng, hoặc cán bộ hải quan mở container kiểm tra thủ công.

Mục đích của công tác kiểm hóa là để xác định xem hàng hóa trên thực tế có giống như đã khai báo trong hồ sơ hay không. Nếu giống thì coi như hoàn thành bước này. Nếu khác thì khả năng là phải sửa lại tờ khai (sai sót nhỏ), có thể bị phạt hành chính (nếu sai lớn), và có trường hợp không được xuất (lỗi nghiêm trọng).

Để tìm hiểu chi tiết, bạn có thể đọc bài viết về kiểm hóa hàng xuất nhập khẩu.

Bước 5: Thông quan & thanh lý tờ khai

Sau khi tờ khai đã được thông quan và qua hải quan giám sát, bước tiếp là bạn nộp lại tờ khai + tờ mã vạch cho hãng tàu, để họ làm thủ tục xác nhận thực xuất với hải quan giám sát, khi hàng đã lên tàu.

Trước đây, khi tàu chạy, hãng tàu sẽ trả lại cho bạn tờ khai thông quan có xác nhận thực xuất của hải quan cho bạn. Nhưng gần đây, thì tôi thấy đã bỏ bước này. Bạn nộp tờ khai đã qua giám sát cho hãng tàu là xong.

Như vậy, sau khi qua 5 bước chính nêu trên, bạn sẽ hoàn thành được thủ tục hải quan cho việc xuất khẩu hàng hóa. Để việc thực hiện được thông suốt, bạn cũng cần quan tâm tìm hiểu đến quy định của pháp luật có liên quan đến thủ tục xuất khẩu, trong phần kế tiếp đây...

Quy định liên quan đến thủ tục hải quan xuất khẩu

Có những quy định chung về xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan, bên cạnh những quy định riêng liên quan cụ thể để mặt hàng và lô hàng của bạn.

Về quy định chung của hải quan:

Luật hải quan 2014
Thông tư 39/2018/TT-BTC, sửa đổi 38/2015/TT-BTC - hướng dẫn về thủ tục hải quan
Thông tư 22/2014/TT-BTC hướng dẫn Thủ tục hải quan điện tử
v.v...

Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu tâm đến quy định với từng dòng hàng: tùy theo loại hàng cụ thể của bạn mà các văn bản tương ứng khác nhau. Bạn cần nắm được quy định hiện hành đối với mặt hàng của mình.

Tôi có viết riêng 1 bài tổng hợp những quy định liên quan đến thủ tục hải quan, bạn có thể tham khảo.

Những điểm cần lưu ý khi làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Thủ tục hải quan nói chung thì cũng nhiều điểm đáng lưu tâm để tránh phát sinh thời gian và chi phí. Riêng với hàng xuất khẩu có đặc thù riêng, bạn cần lưu ý thêm một số điểm sau:

Để ý thời hạn cuối cùng nhận tờ khai thông quan (Cut-off time). Tờ khai cần hoàn thành thông quan và nộp cho hãng tàu (hoặc đại diện) trước thời hạn này. Nếu quá hạn, hàng của bạn sẽ bị chuyển sang chuyến tàu sau, và phải khai sửa tên tàu & số chuyến.

Nếu công ty bạn không gần nơi làm thủ tục thông quan, thì việc chuẩn bị và gửi chứng từ sẽ mất thời gian, và dễ ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Chẳng hạn, bạn ở Hà Nội nhưng xuất hàng qua cảng Cát Lái hay Hải Phòng, thì cần gửi trước hồ sơ giấy cho đơn vị làm thủ tục ở đó. Để đề phòng phải sửa hay bổ sung chứng từ, bạn nên cân nhắc gửi thêm cả giấy ký khống (ký lưu không). Nếu không, khi cần sửa chứng từ, bạn mất 1 ngày để gửi chứng từ mới, và rất có thể sẽ chậm thông quan, dẫn tới hàng bị rủi ro rớt tàu.

Với hàng phải lấy mẫu tại cảng để kiểm tra chất lượng, bạn không nên kẹp ngay seal hãng tàu sau khi đóng hàng. Vì đến khi về cảng lại cắt bỏ đi, và như vậy phải mua seal khác của hãng tàu, mất chi phí và thời gian. Thay vào đó, nên kẹp seal tạm, mua ở gần cảng, mất khoảng 10-15 nghìn đồng, khi lấy mẫu xong xuôi (và không bị kiểm hóa), lúc đó mới kẹp seal hãng tàu.

Khi đóng hàng tại kho, cần kiểm tra kỹ tình trạng container trước khi lấy ở bãi depot của hãng tàu, đảm bảo đủ tiêu chuẩn đóng hàng, tránh dùng container kém chất lượng dễ gây hư hỏng hàng hóa. Chẳng hạn, như hình dưới đây, chắc chắn bạn nên từ chối đóng hàng vào container này.

Container hư hỏng (hình chỉ mang tính minh họa)
Và còn nhiều điểm khác nữa trong quá trình làm hàng bạn sẽ rút ra kinh nghiệm. Nếu bạn muốn có đơn vị dịch vụ hỗ trợ thủ tục tại cảng Hải Phòng hay tại cảng Cát Lái, thì vui lòng liên hệ với tôi để gửi yêu cầu báo giá trong link dưới đây nhé.

Vận chuyển & thủ tục hải quan

Dịch vụ của An Thành Logistics giúp bạn xuất nhập khẩu hàng hóa thuận lợi!

Trên đây là những thông tin về thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa. Bạn có thể muốn đọc thêm một số bài viết liên quan khác